Supprimer les données cachées et les informations personnelles

2018
Anonim

Commentaires, révisions, annotations, métadonnées

Les documents Office contiennent beaucoup d'informations personnelles cachées. Et avec l'inspecteur de document, vous pouvez l'éliminer.

Tout fichier que vous créez ou enregistrez offre deux types d'informations: ce que vous voyez et ce que vous ne voyez pas . Par exemple, lorsque vous ouvrez un document Word, vous voyez son contenu, mais si vous allez plus loin, dans Fichier> Informations> Propriétés, vous aurez accès à des données intéressantes, telles que la date de création de ce document, son auteur, la date de dernière édition.

Et dans tout document Office, il y a du contenu visible que nous pouvons partager avec d'autres utilisateurs et des informations que nous préférons éliminer, telles que des notes, des corrections ou des données personnelles. Il s'agit de "nettoyer" ce document pour l'envoyer à un client, supérieur ou collègue, pour en citer plusieurs exemples.

Pour cette société, Office dispose d'un outil appelé Document Inspector, Inspecteur de document en anglais. Voyons où le trouver et en quoi il consiste.

L'inspecteur de document

Disponible dans Word, Excel, PowerPoint et Vision, dans ses éditions de 2007, 2010, 2013, 2016 et 2019, l'Inspecteur des documents sera d'une grande aide pour éliminer les données et les informations sensibles que nous ne voulons pas savoir qui recevra un document. que nous avons partagé

Tout d’abord, il est pratique de créer une copie du document original. Ainsi, nous conserverons le fichier Word, Excel ou PowerPoint avec des données personnelles, qui sont très utiles pour notre propre usage, et nous éliminerons simplement le contenu sensible de la copie, ce que nous souhaitons partager. La première étape consiste donc à créer une copie du document d'origine à partir de Fichier> Enregistrer sous . En tant que nom, nous pouvons conserver le nom d'origine suivi de "To Share", par exemple.

Une fois que nous avons ouvert le document Office que nous allons "nettoyer" de l'application correspondante, nous devons accéder à Fichier> Informations . Dans Inspect document, nous trouverons trois utilitaires: celui qui nous intéresse dans cet article, ou document Inspector, et deux autres. L'un sert à vérifier que le document est lisible dans les périphériques d'accessibilité et le troisième vérifie si le document sera correctement vu dans les versions précédentes d'Office .

Après avoir cliqué sur le bouton situé à gauche de Inspect Document et sélectionné l'option Inspect Document, une liste de tout ce que l'inspecteur va vérifier apparaît.

En particulier, commentaires, révisions, versions et annotations, propriétés de document et informations personnelles, documents incorporés, macros, formulaires, titres contractés, données XML, en-têtes, pieds de page et filigranes, contenu invisible et texte masqué

La liste est longue et, même si nous avons nous-mêmes présenté la majeure partie de ce contenu, nous avons peut-être oublié avec le temps . En outre, la vérification manuelle de ces informations prendra plus de temps que si nous utilisions l' inspecteur de documents .

Par défaut, tous les éléments sont marqués, il suffit donc de cliquer sur Inspecter pour effectuer l'analyse. Le processus ne prend pas trop de temps, bien qu'il puisse être retardé en raison de la taille du document Word, Excel ou PowerPoint à analyser.

À la fin, nous obtiendrons la liste que nous avons vue précédemment, mais indiquant si un contenu peut être éliminé pour protéger notre vie privée. La plus courante est généralement celle qui concerne les données personnelles ajoutées automatiquement au document, telles que Auteur et Propriétés .

Pour supprimer les éléments mis en surbrillance dans l' inspecteur de document, accédez simplement à chacun d'entre eux et cliquez sur le bouton Supprimer tout . Facile, rapide et efficace. Une fois le document nettoyé, nous pouvons répéter l'analyse autant de fois que nous le voulons.

Ainsi, grâce à l'Inspecteur des documents, nous aurons d'une part nos fichiers Word, Excel et PowerPoint avec des informations personnelles ou des données cachées, ainsi qu'une copie vierge à partager avec qui nous voulons.

Et dans ce contexte, et pour les solutions préventives contre la fuite d’informations sensibles, Metashield Protector se démarque également, un outil qui protège les environnements documentaires par l’analyse, le filtrage et le traitement de métadonnées offrant un contrôle maximal sur les informations.

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